Asas-asas manajemen perkantoran

I

Pendahuluan

A.    Latar Belakang

 Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan yang berkaitan dengan informasi. Kantor juga merupakan tempat dari proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, meminjam, sampai menyalurkan/mendistribusikan informasi.

Hakikat pekerjaan kantor yaitu mengumpulkan/menghitung keterangan, mencatat keterangan, mengolah keterangan, menggandakan keterangan, mengirim keterangan, dan menyimpan keterangan.

B.     Rumusan Masalah

1.      Bagaimana anda memahami tentang pengertian asas-asas manajemen perkantoran?

2.      Bagaimana anda dapat memaparkan tentang tujuannya?

3.      Bagaimana anda dapat menjelaskan mengenai asas-asas tersebut?

C.     Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran:

–          Untuk menyediakan informasi yang siap pakai, yaitu: lengkap, relevan, terperbaharukan,    akurat dan dapat dipertanggungjawabkan

–          Untuk memberi keterangan yang lengkap agar terlaksana secara efisien

–          Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya terjangkau

–          Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya

    D. Manfaat

1.Bagi Penulis

Dapat menambah wawasan dan pengetahuan, khususnya mengenai bagaimana pelaksanaan pekerjaan kantor yang baik untuk dapat diterapkan dalam kantor yang sesungguhnya.

2.Bagi Dinas

Semoga menjadi bahan masukan bagi Dinas Informasi dan Komunikasi Pemko Medan dalam memperbaiki serta meningkatkan manajemen kantornya.

II

Isi/Pembahasan

A.      Asas-asas Manajemen Perkantoran

a.      Asas Sentralisasi

Pengertian Sentralisasi

Sentralisasi adalah penyerahan kekuasaan serta wewenang pemerintahan sepenuhnya kepada pemerintah pusat. 

Pemerintah pusat dimaksud adalah Presiden dan Dewan Kabinet. Kewenangan yang dimaksud adalah kewenangan politik dan kewenangan administrasi. Kewenangan politik adalah kewenangan membuat dan memutuskan kebijakan sedangkan kewenangan administrasi adalah kewenangan melaksanakan kebijakan.

Kelemahan Sistem Sentralisasi

Kebijakan dan keputusan-keputusan untuk daerah berada di pusat, sehingga butuh waktu yang lama untuk melakukan itu. Selain itu, karena semua bentuk pemerintahan berada di pusat, maka akan memberikan beban kerja yang tinggi karena pekerjaan rumah tangga yang akan semakin menumpuk. 

Contoh Sistem Sentralisasi 

• Lembaga keamanan negara yaitu TNI, melaksanakan perlindungan terhadap Indonesia memalui tiga titik yaitu udara, darat dan laut. 
• Bank Indonesia yang menjadi pusat pengaturan segala kebijakan moneter dan fiskal.

b.      Asas Desentralisasi

Pengertian Desentralisasi

Desentralisasi adalah penyerahan wewenang dari pusat kepada daerah untuk mengatur rumah tangganya sendiri, namun tidak untuk semua hal, kemananan, hukum dan kebijakan fiskal adalah beberapa hal yang masih terpusat, namun ada pendelegasian kepada daerah.

Menurut UU Nomor 5 Tahun 1974, desentralisasi adalah penyerahan urusan pemerintah dari pusat kepada daerah. Pelimpahan wewenang kepada Pemerintahan Daerah, semata- mata untuk mencapai suatu pemerintahan yang efisien. Pelimpahan wewenang tersebut menghasilkan otonomi. Otonomi itu sendiri adalah kebebasan masyarakat yang tinggal di daerahnya itu sendiri untuk mengatur dan mengurus kepentingannya sendiri. 

Secara sederhana, pelimpahan wewenang pusat kepada daerah menjadi apa yang disebut desentralisasi dan bentuk penerapannya adalah adanya otonomi tersebut.

Segala hal yang telah pusat berikan, yaitu wewenang dan tanggung jawab yang diserahkan menjadi tanggung jawab daerah baik politik pelaksanaannya, rencana, pembiayaan, dan pelaksanaan adalah wewenang dan tanggung jawab daerah itu sendiri.

Contoh Sistem Desentralisasi

• - Dinas Pendidikan yang mengatur bagaimana pola pendidikan.

c.       Asas Dekonsentrasi

Dekonsentrasi adalah pelimpahan wewenang administrasi dari pemerintah pusat kepada pejabat di daerah. Perlu digaris bawahi, pelimpahan wewenang yang dimaksud adalah hanya sebatas wewenang administrasi, untuk wewenang politik tetap dipegang oleh pemerintah pusat. Bisa dikatakan dekonsentrasi adalah perpaduan antara sentralisasi dan desentralisasi.

Contoh Sistem Dekonsentrasi

• Kantor pelayanan pajak

Ok, sangat sederhana bukan pengertian dari sentralisasi, desentralisasi, dan dekonsentrasi. Semunya mengulas mengenai pelimpahan wewenang antara pemerintah daerah dan pemerintah pusat. Intinya adalah pelimpahan wewenang baik itu politik maupun admisnistrasi. Sekian, semoga bermanfaat.

B.     Penggunaan asas-asas manajemen perkantoran dalam kehidupan sehari-hari

1.perencanaan -menetapkan tujuan standar -penentuan aturan prosedur pembuatan rencana -peramalan apa yang terjadi.

2.pengorgansasian -pemberian tugas terpisah -membentuk bagian2 -menetapakan jalur wewenang dan komunikasi -mendlgasikan wewenang kebawahan -mengkoordinasikan kerja bawahan

3. pengadaan staff -penentuan jenis organisasi yang tepat -menarik calon karaywan -memilih karyawan -menentukan standar kerja -menilai hasil kerja -melatih dan mengembangkan 4.pengarahan -memberi pengarahan dari hari ke hari -menlong memperbIKI KETRAMPILAN

5.pengawasan -persiapan standar - melakukan monitoring -elakukan evaluasi melakukan tindakan koreksi

6.pembaharuan *( inovasi) -mengemukakan ide2 baru -mengkombinasikan ide2 lama dan baru -mengambil ide dari lapangan orang lain - bertindak sebagai katalisastor dan stimulator 7.perwakilan (representasi) -mewakili organisasinya dalam hubunganya dengan kelompok luar,pegawai pemerintah ,serikat kerja,lembaga2 lainya,dll

III

Kesimpulan

 

            Manajemen pada prinsipnya adalah bagaimana mengatur kegiatan agarberjalan dengan baik dalam mencapai tujuan secara optimal sesuai dengan yangdiinginkan.

Tujuan yang diharapkan tersebut akan berhasil dengan baik bilamanakemampuan manusia yang terbatas baik pengetahuan, tehnologi, skill maupunwaktu yang dimiliki itu dapat dikembangkan dengan membagi tugaspekerjaannya, wewenang dan tanggung jawabnya kepada orang lain sehinggasecara sinergis dan mutual simbiosis membentuk kerjasama dan kemitraan yangsaling menguntungkan dalam pencapaian tujuan yang lebih baik, tanpa adakerjasama yang baik maka tidak akan terwujud "manajemen" yang diharapkan.Bila toh ada, adalah manajemen tradisional atau otoriter.

                                            sumber

Swastha, Basu DH.,SE.,MBA. 1984. Azas-azas Manajemen Modern .

Yogyakarta:Liberty.Griffin, Ricky W., 1987, Management .

Boston: Houghton MiffinHandoko, T. Hani. 1995.Manajemen . Edisi 2.

 Yogyakarta: BPFE.Henry Simamora, 1999,"MSDM",STIE. YKPN.Siagian,

Sondang P., 1989 FilsafatAdministrasi . Jakarta: Haji Mas Agung.SP. Siagian, 1999, Teori dan Praktik Kepemimpinan .

Rineka Cipt,Terry, George R. 1986.Asas-asas Manajemen 

Alih Bahasa; Winardi. Bandung:Penerbit Alumni.The Liang Gie. 1972.

Kamus Administrasi . Djakarta: Gunung Agung.Winardi, 2000,

Manajer dan Manajemen . Bandung: Citra Aditya Bakti.

Karakteristik administrasi perkantoran

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    LATAR BELAKANG

Kata “Administrasi” tentunyabukansuatuistilah yang asing di telingaAnda, bukan? Kita bisamenjumpaiitu di sekolah, di tempatkerja, bahkan di rumah pun kitaterbiasamendengaristilahadministrasi.Jikademikian, apasebenarnya yang dimaksuddenganadministrasi?

Padamakalahini , terlebihdahuluAndaakandikenalkandenganistilahpengertiankantor,Pengertianadministrasikantor,Unsur-unsuradministrasiperkantoran,Ruanglingkupadministrasiperkantoran,danTujuanadministrasiperkantoran.Olehkarenanya,agarAndamenguasaisemuamateritersebut, bacadanpelajarimakalahini.

1.2    RUMUSAN MASALAH

1. Apa yang dimaksuddengankarakterisktik ADM perkantoran yang bersifatpelayanan?

2. Apa yang dimaksuddengankarakterisktik ADM perkantoran yang bersifatterbukadanluas?

3. Siapakah yang melaksanakankarakteristik di dalam ADM Perkantoran?

4. Apa yang dimaksuddenganmengevaluasiberbagaikarakteristik ADM Perkantoran?

 

1.3 TUJUAN

1.Dapatmengetahuitentangkarakteristik ADM perkantoran yang bersifatpelayanan

2.Dapatmengetahuikarakteristik ADM perkantoran yang bersifatterbukadanluas

3.Dapatmengetahuisemuapihakdalamorganisasi yang melaksanakankarakteristik ADM perkantoran

4.Dapatmengevaluasiberbagaikarakteristik ADM perkantoran

1.3    MANFAAT

PembuatanMakalahini, ditujukanagar mempermudahAndamengetahui

tentangAdministraiPerkantoran.SehinggadapatmemberikaninformasimengenaiAdministrasiPerkantorankepadatemansejawatmaupun orang lain.

 

BAB II

PEMBAHASAN

1.1  KarakteristikAdministrasiPerkantoran yang BersifatPelayanan

            Pekerjaankantorbersifatpelayanankarenaberfungsimembantupekerjaanlain(pekerjaanutama/ pokok) agar pekerjaantersebutdapatberjalandenganefektifdanefisien. Pekerjaankantordilakukanuntukmembantu orang-orang lain dalampekerjaannyasecaralebihefektif.  

Bersifatpelayananyaitutatausahamelayanipelaksanaanpekerjaan-pekerjaanoperatifuntukmencapaitujuandarisuatuorganisasi.

Sepertidijelaskandiatas, bahwapekerjaankantoradalahmelayanipelaksanapekerjaanoperasional (tugas-tugaspokokkantor) dalampencapaiantujuanorganisasi.

G.R. Terry menyebutkanbahwapekerjaankantorsebagaipekerjaanpelayanan (service work). Yang berfungsimemudahkandanmeringankan. Pekerjaankantorberperanmembantupekerjaanpekerjaanlain, agar dapatberjalanlebihberdayaguna.

Herry L. Wiliedan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaankantorberperansebagaisatuanorganisasipelayanan (service unit) yang bertujuanmemberikanpelayanankepadabagiandalamorganisasiatauperusahaan.

Dalamperusahaan, pekerjaankantortidaklangsungmendatangkanlaba, sebagaimanadilakukanolehpekerjaanoperatifataulapanganmisalnyabagianproduksiataupenjualan. Namunproduksiataupenjualantersebutdapatberhasildanmenguntungkan, apabilapekerjaankantorberhasilmelayanikebutuhanproduksiataspenjualantersebut.

Contoh :

·           Tugasutamasekolahadalahmemberikanpendidikandanpengajarankepadasiswasesuaidengantingkatansiswa. Tugasutama guru adalahmengajardanmendidiksiswa. Tetapidalammenjalankantugasnya guru memerlukanbantuandaripekerjaanketatausahaan, sepertimencatatkemajuanbelajarsiswa, menyiapkanrapot.

1.2KarakteristikAdministrasiPerkantoran yang Bersifat Terbuka danLuas

            Artinyapekerjaankantordapatdilakukan di manasajadalamsuatuorganisasi, tidakterbatas di kantor (gedung) sajatetapidapat pula dilakukan di luarkantor (diluargedung) sekalipun.

Administrasiperkantorandiperlukandimana-manadandilaksanakandalamseluruhorganisasi.

Contoh:

·         Seorangpetugassensuspendudukmelakukanpekerjaankantorsaatiamelakukanpendataandenganmendatangirumah-rumah.

·         Petugaslistrikmelakukanpencatatanmeteranlistrikkerumah-rumah.

1.3 DilaksanakanOlehSemuaPihakdalamOrganisasi

   Artinyapekerjaankantordapatdilakukanolehsiapasaja, mulaidaripimpinan yang paling tinggisampaikaryawan yang paling bawahsekalipun.

Sebagaiakibatperembetanpekerjaankantorkesegenapbagianorganisasi, makapekerjaanituakandilakukanolehsemua orang yang adadalamorganisasitersebut. Meskipunpekerjaankantordapatmenjaditugassekelompokpegawai (misalnyabagiantatausaha), akantetapipekerjaanituakanmenjadimonopolikelompokpegawaitersebut. Pekerjaankantorakandilakukanolehpejabatpimpinantertinggi (dengantidakmengubahkedudukannya) sampaipegawaiterendah. Misalnyaseorangdirekturmeneleponkantor lain untukmenghimpun data atauketerangan yang diperlukanatausebaiknyamenerimatelepondarikantor lain. Seorangmandorpabrikmencatatparapekerjaataukaryawan yang tidakmasukatau yang lemburtanpamengurangitugaspokoknyasebagaimandor.Seorangpegawairendah, selainbertugasmembersihkankantorsering pula mendapatpekerjaanmengantarsuratdanmengisibukuekspedisi.

Contoh :

        Seorangmanajer, tugasnyaadalahmenggerakkankaryawanuntukbekerjasebaikmungkin, namunmanajerjugamelakukanpekerjaankantoruntukmembantutugasnyadalam me-manage bawahannya, sepertimenyimpandokumensendiri, melakukanpanggilanteleponsendirikepadarelasi.

1.4 MengevaluasiBerbagaiKarakteristik ADM Perkantoran

      Yang dimaksuddenganmengevaluasiberbagaikarakteristik ADM perkantoranyaituadalahadministrasi di perkantoran yang melihatdanmengomentarikinerjanyadansikapnyapadasaatbekerja .

      

BAB III

KESIMPULAN

Karakteristik Administrasiperkantoran yang bersifatpelayananyaitutatausahamelayanipelaksanaanpekerjaan-peekerjaanoperatifuntukmencapaitujuandansuatuorganisasisedangkan yang bersifatterbukadanluasartinyapekerjaankantordapatdilakukandimanasajadalamsuatuorganisasidandilaksanakanolehsemuapihakdalamorganisasimulaidaripimpinan yang paling tinggisampaikaryawan yang paling bawahsekalipun. SetelahsemuaterpenuhiatautercapaitahapakhiradalahmengevaluasiberbagaikarakteristikAdministrasi perkantoran.

                  Oleh karena itu, bagi kita yang ingin menjadi seorang administrasi, jika kita bekerja di kantor atau suatu perusahaan suatu hari nanti, kita harus mengetahui bagaimana karakteristik dari Administrasi perkantoran.Serta yang paling terpenting dilaksanakanolehsemuapihakdalamorganisasiarrtinyapekerjaankantordapatdilakukanolehsiapasaja, mulaidaripimpinan yang paling tinggisampaikaryawan yang paling bawahsekalipun.Dari kalimat tersebut Administrasi perkantoran mementingkan atau mengutamakan kerjasama di dalam pelaksanaan-nya.

            Karakteristik Administrasi Perkantoran memiliki dua sifat yang berbeda tentu kita akan lebih mudah menentukan karakteristik suatu perusahaan jika kita telah mngetahui ciri-ciri kedua sifat dari karakteristik administrasi perkantoran .

sumber:

        http://syifaradillafm.blogspot.com/2015/01/bab-1-paradigma-dan-karakteristik.html

http://www.artikelsiana.com/2015/08/pengertian-administrasi-perkantoran.html#